KEAMANAN DAN KONTROL SISTEM INFORMASI

KEAMANAN SISTEM

Keamanan Sistem mengacu pada perlindungan terhadap semua sumber daya informasi perusahaan dari ancaman oleh pihak-pihak yang tidak berwenang.

Tujuan-tujuan Keamanan ; dimaksudkan untuk mencapai 3 tujuan utama , yaitu :

1.    Kerahasiaan, perusahaan berusaha melindungi data dan informasi dari orang-orang yang tidak berhak.

2.    Ketersediaan, tujuan CBIS adalah menyediakan data dan informasi bagi mereka yang berwenang untuk menggunakannya.

3.    Integritas, semua subsistem CBIS harus menyediakan gambaran akurat dari sistem fisik yang diwakilinya.

Pengendalian Akses ; dicapai melalui suatu proses 3 langkah, yang mencakup :

1.    Indentifikasi User.

2.    Pembuktian Keaslian User.

3.    Otorisasi User.

Strategi Pengulangan Biaya Manajemen Informasi

Strategi yang paling banyak dimanfaatkan adalah :

1.    Strategi Konsolidasi, dapat diikuti dengan mengurangi jumlah lokasi sumber daya informasi yang terpisah. Alasannya adalah sejumlah kecil pemusatan sumber daya yang besar dapat beroperasi lebih efisien dari pada banyak pemusatan sumber daya yang kecil.

2.    Downsizing, adalah transfer berbagai aplikasi berbasis komputer perusahaan dari konfigurasi peralatan besar, seperti mainframe ke platform yang lebih kecil seperti komputer mini. Dalam beberapa kasus, platform yang lebih kecil tetap berada dalam IS, dan dalam kasus lain ditempatkan di area pemakai. Pemindahan ke sistem yang kurang mahal tetapi penuh daya ini disebut Smartsizing. Keuntungan downsizing : sistem yang user friendly.

3.    Outsourcing, ukuran pemotongan biaya yang dapat berdampak lebih besar bagi IS dari pada downsizing adalah outsourcing. Outsourcing adalah mengkontrakkan keluar semua atau sebagian operasi komputer perusahaan kepada organisasi jasa di luar perusahaan.

Jasa-jasa yang ditawarkan Outsourcers mencakup :

a.    Entry data dan pengolahan sederhana.

b.    Kontrak pemrograman.

c.    Manajemen fasilitas, operasi lengkap dari suatu pusat komputer.

d.    Integrasi sistem, adalah kinerja semua tugas-tugas siklus hidup pengembangan sistem.

e.    Dukungan operasi untuk pemeliharaan, pelayanana atau pemulihan dari bencana.

A.   Pentingnya pengendalian sistem informasi

Sistem Informasi Manajemen merupakan sistem informasi yang menghasilkan hasil keluaran (output) dengan menggunakan masukan (input) dan berbagai proses yang diperlukan untuk memenuhi tujuan tertentu dalam suatu kegiatan manajemen.Tujuan Umum sistem informasi manajemen adalah Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa, produk, dan tujuan lain yang diinginkan manajemen.

Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan. Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan. Proses manajemen didefinisikan sebagai aktivitas-aktivitas: Perencanaan, formulasi terinci untuk mencapai suatu tujuan akhir tertentu adalah aktivitas manajemen yang disebut perencanaan. Oleh karenanya, perencanaan mensyaratkan penetapan tujuan dan identifikasi metode untuk mencapai tujuan tersebut. Pengendalian, perencanaan hanyalah setengah dari peretempuran. Setelah suatu rencana dibuat, rencana tersebut harus diimplementasikan, dan manajer serta pekerja harus memonitor pelaksanaannya untuk memastikan rencana tersebut berjalan sebagaimana mestinya. Aktivitas manajerial untuk memonitor pelaksanaan rencana dan melakukan tindakan korektif sesuai kebutuhan, disebut kebutuhan. Pengambilan Keputusan, proses pemilihan diantara berbagai alternative disebut dengan proses pengambilan keputusan.

Fungsi manajerial ini merupakan jalinan antara perencanaan dan pengendalian. Manajer harus memilih diantara beberapa tujuan dan metode untuk melaksanakan tujuan yang dipilih. Hanya satu dari beberapa rencana yang dapat dipilih. Komentar serupa dapat dibuat berkenaan dengan fungsi pengendalian. Ketiga tujuan tersebut menunjukkan bahwa manajer dan pengguna lainnya perlu memiliki akses ke informasi akuntansi manajemen dan mengetahui bagaimana cara menggunakannya. Informasi akuntansi manajemen dapat membantu mereka mengidentifikasi suatu masalah, menyelesaikan masalah, dan mengevaluasi kinerja (informasi akuntansi dibutuhkan dam dipergunakan dalam semua tahap manajemen, termasuk perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan.

B.   Tugas pengendalian dalam Sistem Informasi yang terdiri dari

1.    Data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.

2.    Sesuatu yang nyata atau setengah nyata yang dapat mengurangi derajat ketidakpastian tentang suatu keadaan atau kejadian. Sebagai contoh, informasi yang menyatakan bahwa nilai rupiah akan naik, akan mengurangi ketidakpastian mengenai jadi tidaknya sebuah investasi akan dilakukan.

3.    Data organized to help choose some current or future action or nonaction to fullfill company goals (the choice is called business decision making).
Nilai Informasi Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya dan sebagian besar informasi tidak dapat tepat ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya

C.   Kontrol dan Proses Pengembangan

Untuk memastikan bahwa CBIS yg diimplementasikan dpt memenuhi kebutuhan pemakai atau berjalan sesuai rencana :

1.    . Fase Perencanaan Mendefinisikan tujuan dan kendala.

2.    Fase Analisis & Disain Mengidentifikasi kebutuhan informasi Menentukan kriteria penampilan Menyusun disain dan standar operasi CBIS.

3.    Fase Implementasi Mendefinisikan program pengujian yang dapat diterima
Memastikan apakah memenuhi criteria penampilan Menetapkan prosedur utk memelihara CBIS

4.    Fase Operasi & Kontrol Mengontrol CBIS selagi berevolusi selama fase SLC
Memastikan bahwa CBIS yang diimplementasikan dapat memenuhi kebutuhan

D.   Kontrol Desain Sistem

Tujuan untuk memastikan bahwa disainnya bisa meminimalkan kesalahan, endeteksi kesalahan dan mengoreksinya. Kontrol tidak boleh diterapkan jika biayanya lebih besar dari manfaatnya. Nilai atau manfaat adalah tingkat pengurangan resiko.

1.     Permulaan Transaksi (Transaction Origination)

Perekaman satu elemen data/lebih pada dokumen sumber

1.  Permulaan Dokumentasi Sumber, Perancangan dokumentasi, Pemerolehan dokumentasi, dan Kepastian keamanan dokumen.

2.  Kewenangan
Bagaimana entry data akan dibuat menjadi dokumen dan oleh siapa

3.  Pembuatan Input Komputer Mengidentifikasi record input yang salah dan memastikan semua data input diproses

4.  Penanganan Kesalahan yaitu Mengoreksi kesalahan yang telah dideteksi dan menggabungkan record yg telah dikoreksi ke record entry

5.  Penyimpanan Dokumen Sumber yaitu Menentukan bagaimana dokumen akan disimpan dan dalam kondisi bagaimana dapat dikeluarkan.

2.     Entri Transaksi

Entri Transaksi mengubah data dokumen sumber menjadi bentuk yang dapat dibaca oleh komputer.

1.    Entri Data
Kontrol dalam bentuk prosedur tertulis dan dalam bentuk peralatan
inputnya sendiri. Dapat dilakukan dengan proses offline/online

2.    Verifikasi Data

a.    Key Verification (Verifikasi Pemasukan) Data dimasukkan ke sistem sebanyak 2 kali

b.    Sight Verification (Verifikasi Penglihatan) Melihat pada layar sebelum memasukkan data ke system

3.    Penanganan Kesalahan

Merotasi record yang telah dideteksi ke permulaan transaksi untuk
pengoreksian

4.    Penyeimbangan Batch.

Mengakumulasikan total setiap batch untuk dibandingkan dengan total yang
sama yang dibuat selama permulaan transaksi.

3.    .Komunikasi Data

Tanggungjawab manajer jaringan dengan menggabungkan ukuran keamanan ke dalam sistem dan memonitor penampilan untuk memastikan keamanan telah dilakukan dgn baik

1.    Kontrol Pengiriman Data

2.    Kontrol Channel Komunikasi

3.    Kontrol Penerimaan Pesan

4.    Rencana Pengamanan Datacom Secara Keseluruhan

4.    Pemrosesan Komputer

Dikaitkan dengan input data ke komputer dan dibanguun dalam program dan database

a)    Penanganan Data

b)    Penanganan Kesalahan

c)    Database dan Perpustakaan Software # Password # Direktori Pemakai
# Direktori Field #  Enkripsi

5.     Output Komputer

Komponen subsistem ini bertanggung jawab untuk mengirimkan produk jadi kepada
pemakai

1.    Distribusi

Kontrol pada distribusi laporan berusaha untuk memastikan ketepatan orang yang menerima output.

2.    Penyeimbangan Departemen Pemakai

Bila departemen pemakai menerima output dari komputer, maka keseluruhan
kontrol dari output dibandingkan dengan total yang sama yang telah ditetapkan
pada waktu pertama kali data input dibuat.

3.    Penanganan Kesalahan

Kelompok kontrol tertentu dapat ditetapkan didalam area pemakai dengan
menjalankan prosedur formal untuk mengoreksi kesalahan.

4.    Penyimpangan Record

Tujuan komponen kontrol yang terakhir ini adalah untuk memelihara keamanan
yang tepat terhadap output komputer dan untuk mengontrol penyelesaian yang siasia.

5.    Penyeimbangan Operasi Komputer

6.    Kontrol ini memungkinkan pelayanan informasi untuk memverifikasi bahwa semua batch dan transaksi yang diterima dari departemen pemakai telah diproses.

E.   KONTROL PENGOPERASIAN SISTEM

Kontrol pengoperasian sistem dimaksudkan untuk mencapai efisiensi dan
keamanan. Kontrol yang memberikan kontribusi terhadap tujuan ini dapat diklasifikasikan menjadi 5 area :

1.    Struktur organisasional Staf pelayanan informasi diorganisir menurut bidang spesialisasi. Analisis, Programmer, dan Personel operasi biasanya dipisahkan dan hanya mengembangkan ketrampilan yang diperlukan untuk area pekerjaannya sendiri.

2.    Kontrol perpustakaan Perpustakaan komputer adalah sama dengan perpustakaan buku, dimana didalamnya ada pustakawan, pengumpulan media, area tempat penyimpanan media dan prosedur untuk menggunakan media tersebut. Yang boleh mengakses perpustakaan media hanyalah pustakawannya.

3.    Pemeliharaan Peralatan Orang yang tugasnya memperbaiki computer yang disebut Customer Engineer (CE) / Field Engineer (FE) / Teknisi Lapangan menjalankan pemeliharaan yang terjadwal / yang tak terjadwal.

4.    Kontrol lingkungan dan keamanan fasilitas Untuk menjaga investasi dibutuhkan kondisi lingkungan yang khusus seperti ruang computer harus bersih keamanan fasilitas yang harus dilakukan dengan penguncian ruang peralatan dan komputer.

5.    Perencanaan disaster

a.    Rencana Keadaan darurat Prioritas utamanya adalah keselamatan tenaga kerja perusahaan

b.    Rencana Backup Menjelaskan bagaimana perusahaan dapat melanjutkan operasinya dari ketika terjadi bencana sampai ia kembali beroperasi secara normal.

c.    Rencana Record Penting Rencana ini mengidentifikasi file data penting & menentukan tempat penyimpanan kopi duplikat.

d.    Rencana Recovery Rencana ini mengidentifikasi sumber-sumber peralatan pengganti, fasilitas komunikasi da pasokan-pasokan. MENGAMANKAN SUMBER DAYA INFORMASI Perusahaan melakukan investasi besar dalam sumber daya informasinya Sumber daya tersebar di seluruh organisasi dan tiap manajer bertanggungjawab atas sumber daya yang berada di areanya, membuat mereka aman dari akses yang tidak sah

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Sistem informasi keseluruhan tidak hanya terdapat dalam Sistem informasi manajemen, karena tidak semua informasi di dalam organisasi dapat dimasukkan secara lengkap ke dalam sebuah sistem yang otomatis. Aspek utama dari sistem informasi akan selalu ada di luar sistem komputer.

Di dalam usaha Pengembangan Sistem informasi manajemen yang canggih dengan berbasis komputer memerlukan orang-orang yang mempunyai ketrampilan tinggi dan berpengalaman lama dan memerlukan partisipasi dari para manajer organisasi. Karena banyak organisasi yang gagal membangun Sistem informasi manajemen disebabkan karena :

ü   Pertama, Kurangnya organisasi yang wajar

ü  Kedua, Kurangnya perencanaan yang memadai

ü  Ketiga, Kurangnya personil yang handal

ü  Keempat, Kurangnya partisipasi manajemen dalam bentuk keikutsertaan para manajer dalam merancang sistem, mengendalikan upaya pengembangan sistem dan memotivasi seluruh personil yang terlibat.

Sistem informasi manajemen yang baik adalah Sistem informasi manajemen yang mampu menyeimbangkan biaya dan manfaat yang akan diperoleh artinya SIM akan menghemat biaya, meningkatkan pendapatan serta tak terukur yang muncul dari informasi yang sangat bermanfaat.  Organisasi harus menyadari apabila mereka cukup realistis dalam keinginan mereka, cermat dalam merancang dan menerapkan SIM agar sesuai keinginan serta wajar dalam menentukan batas biaya dari titik manfaat yang akan diperoleh, maka SIM yang dihasilkan akan memberikan keuntungan dan uang.

Di dalam sebuah Sistem informasi manajemen komputer bukan prasyarat mutlak secara teoritis, namun dalam praktek Sistem informasi manajemenyang baik tidak akan ada tanpa bantuan kemampuan pemrosesan komputer. Prinsip utama perancangan Sistem informasi manajemen: Sistem informasi manajemenharus dijalin secara teliti agar mampu melayani tugas utama. Sistem informasi manajemen bertujuan untuk memenuhi kebutuhan informasi umum semua manajer dalam perusahaan atau dalam subunit organisasional perusahaan. Sistem informasi manajemenmenyediakan informasi bagi pemakai dalam bentuk laporan dan output dari berbagai simulasi model matematika.

A. PENGERTIAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN 

Sistem informasi Manajemen yaitu serangkaian sub sistem informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi dan secara rasional terpadu yang mampu mentransformasi data sehingga menjadi informasi lewat serangkaian cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer atas dasar kriteria mutu yang telah ditetapkan.

Sistem informasi manajemen merupakan suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang sama. Para pemakai biasanya membentuk suatu entitas organisasi formal, perusahaan atau sub unit dibawahnya. Informasi menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem utamanya mengenai apa yang terjadi di masa lalu, apa yang terjadi sekarang dan apa yang mungkin terjadi di masa yang akan datang. Informasi tersebut tersedia dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus dan ouput dari model matematika. Output informasi digunakan oleh manajer maupun non manajer dalam perusahaan saat mereka membuat keputusan untuk memecahkan masalah.

Sistem informasi manajemen di dalam perancangan, penerapan dan pengoperasiannya sangat mahal dan sulit. Upaya ini dan biaya yang diperlukan harus ditimbang-timbang. Ada beberapa faktor yang membuat SIM menjadi semakin diperlukan, antara lain bahwa manajer harus berhadapan dengan lingkungan bisnis yang semakin rumit. Salah satu alasan dari kerumitan ini adalah semakin meningkatnya dengan muncunya peraturan dari pemerintah. Situasi lingkungan bisnis bukan hanya rumit tetapi juga dinamis. Oleh sebab itu manajer harus membuat keputusan dengan cepat terutama dengan munculnya masalah manajemen dengan munculnya pemecahan yang memadai.

Kegiatan utama dari Semua sistem informasi, yaitu menerima data sebagai masukan (input), kemudian memprosesnya dengan melakukan penghitungan, penggabungan unsur data, pemutakhiran dan lain-lain, akhirnya memperoleh informasi sebagai keluarannya (output).

DATA : fakta-fakta atau sesuatu yang dianggap (belum mempunyai arti)

INFORMASI : data yang telah diproses atau data yang memiliki arti.

Perubahan data menjadi informasi dilakukan oleh pengolah informasi. Pengolah informasi dapat meliputi elemen-elemen komputer, non-komputer atau kombinasi keduanya.

E-life merupakan Perkembangan Teknologi kehidupan, artinya kehidupan ini sudah dipengaruhi oleh berbagai kebutuhan secara elektronik. Sekarang ini sedang semarak dengan berbagai huruf yang dimulai dengan awalan e seperti E-Commerce, E-Government, E-Education, E-Library, E-Journal, E-Medicine, E-Laboratory, E-Biodiversitiy, dan yang lainnya lagi yang berbasis elektronika.

Untuk meningkatkan pelayanan Sistem Informasi Manajemen Pendidikan menjadi faktor penting sekaligus penghematan bagi Pendidikan dan kini telah menjadi salah satu standar mutu sebuah Pendidikan. Otomatisasi/komputerisasi sistem pelayanan dan sistem informasi manajemen merupakan solusi yang tepat untuk memecahkan masalah ini. Banyak lembaga Pendidikan dan Pendidikan telah mendapat manfaat dari peralatan canggih ini.

Perkembangan Pendidikan di Indonesia yang maju sekarang ini, baik dari aspek administratif atau teknologi, maka proses pelayanan Pendidikan di Indonesia dapat berlangsung secara efektif dan efisien. Untuk mengembangkan mutu Pendidikan dibutuhkan beberapa fasilitas pendukung, dimana salah satu fasilitas pendukung tersebut adalah aplikasi teknologi informasi dalam bidang sistem informasi manajemen Pendidikan.

B. TUJUAN UMUM SISTEM INFORMASI MANA JEMEN

Ø  Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa, produk, dan tujuan lain yang diinginkan manajemen.

Ø  Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan.

Ø  Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan.

Ketiga tujuan tersebut menunjukkan bahwa manajer dan pengguna lainnya perlu memiliki akses ke informasi akuntansi manajemen dan mengetahui bagaimana cara menggunakannya. Informasi akuntansi manajemen dapat membantu mereka mengidentifikasi suatu masalah, menyelesaikan masalah, dan mengevaluasi kinerja (informasi akuntansi dibutuhkan dam dipergunakan dalam semua tahap manajemen, termasuk perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan).

C. PROSES MANAJEMEN

Proses manajemen didefinisikan sebagai aktivitas-aktivitas:

Perencanaan, formulasi terinci untuk mencapai suatu tujuan akhir tertentu adalah aktivitas manajemen yang disebut perencanaan. Oleh karenanya, perencanaan mensyaratkan penetapan tujuan dan identifikasi metode untuk mencapai tujuan tersebut.

Pengendalian, perencanaan hanyalah setengah dari peretempuran. Setelah suatu rencana dibuat, rencana tersebut harus diimplementasikan, dan manajer serta pekerja harus memonitor pelaksanaannya untuk memastikan rencana tersebut berjalan sebagaimana mestinya. Aktivitas manajerial untuk memonitor pelaksanaan rencana dan melakukan tindakan korektif sesuai kebutuhan, disebut kebutuhan.

Pengambilan Keputusan, proses pemilihan diantara berbagai alternative disebut dengan proses pengambilan keputusan. Fungsi manajerial ini merupakan jalinan antara perencanaan dan pengendalian. Manajer harus memilih diantara beberapa tujuan dan metode untuk melaksanakan tujuan yang dipilih. Hanya satu dari beberapa rencana yang dapat dipilih. Komentar serupa dapat dibuat berkenaan dengan fungsi pengendalian

D. BAGIAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

SIM merupakan kumpulan dari sistem informasi:

Ø  Sistem informasi akuntansi (accounting information systems), menyediakan informasi dan transaksi keuangan.

Ø  Sistem informasi pemasaran (marketing information systems), menyediakan informasi untuk penjualan, promosi penjualan, kegiatan-kegiatan pemasaran, kegiatan-kegiatan penelitian pasar dan lain sebagainya yang berhubungan dengan pemasaran.

Ø  Sistem informasi manajemen persediaan (inventory management information systems).

Ø  Sistem informasi personalia (personal information systems).

Ø  Sistem informasi distribusi (distribution information systems).

Ø  Sistem informasi pembelian (purchasing information systems).

Ø  Sistem informasi kekayaan (treasury information systems).

Ø  Sistem informasi analisis kredit (credit analysis information systems).

Ø  Sistem informasi penelitian dan pengembangan (research and development information systems).

Ø  Sistem informasi analisis software

Ø  Sistem informasi teknik (engineering information systems).